ミカサ商事株式会社

コーポレートガバナンス

業務の適正を確保するための体制に関する事項

当社が業務の適正を確保するための体制として取締役会で決議した内容は次のとおりです。

1.取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

  • 当社は、取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するため、当社の定める「基本方針」「社訓」の実践的運用と徹底をおこなうとともに、法令遵守の体制の構築を目指すものとします。
  • 役員および使用人は当社における重大な法令違反その他のコンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合、直ちに代表取締役に報告するものとします。代表取締役は報告された事実についての調査を指揮・監督し、取締役会で協議のうえ、必要と認める場合、適切な対策を決定するものとします。
  • 重要な通報については、その内容と会社の対処状況・結果につき適切に役員および使用人に開示し、周知徹底するものとします。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

  • 当社は、職務執行にかかる情報を文書により保存し、法令・社内規程に基づき、当該文書等の保存を監査役の指導の下に総務部でおこなうものとします。
  • 保存期間に関しては、それぞれの文書ごとに法令で定められる年数を原則とし、法令に定めがないものは、原則10年( 民事裁判の時効の期間)の保存をおこなうものとします。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

当社を取り巻くリスクについて適切な対応を図れるよう、代表取締役をはじめ経営幹部に対して各部署から適時適切な情報が伝わるよう報告ルートの整備をすすめてまいります。また、不測の事態が発生した場合には、代表取締役を本部長とする対策本部を設置し、顧問弁護士等を含む外部アドバイザリーチームを組織し迅速な対応をおこない、損害の拡大を防止しこれを最小限に留める体制を整えるものとします。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

定例の取締役会を毎月1 回開催し、重要事項に対する審議・決定・報告等をおこなうものとし、監査役は取締役会等重要な会議に出席して意見を述べるほか、経営陣に対して経営に関する報告を求めるなど、適法性・妥当性を検証し公正な監査をおこなうものとします。
また、役職者で構成される報告会を部門ごとに原則として月1 回開催するとともに、担当部長で構成される報告会を必要に応じて開催し、取締役会に対して業務執行の状況や課題を適宜報告するものとします。
業務運営につきましては各年度予算を立案し、全社的な目標を設定しており、各部門においては、目標達成に向け具体策を立 案・実行するものとします。なお、業務運営に際しては、弁護士事務所・司法書士事務所・税理士事務所と顧問契約を締結し、適宜アドバイスを受けるものとします。

5.当社およびその子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制

当社の子会社に対しても当社同様、当社の定める「基本方針」「社訓」の実践的運用と徹底をおこなうとともに、法令遵守の体制の構築を目指し子会社に対する適切な経営管理をおこないます。

6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項および当該使用人の取締役からの独立 性に関する事項

当社は、現在監査役の職務を補助する使用人はおりませんが、監査役から求められた場合には、監査役と協議のうえ合理的な範囲で監査役スタッフを配置することとします。

7.取締役および使用人が監査役に報告するための体制およびその他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

取締役は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項があることを発見したときは、法令に従い、直ちに監査役に報告するものとします。また、監査役は取締役会のほか、重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握するため重要な会議に出席するとともに、稟議書その他の業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役または使用人にその説明を求めることとします。
なお、監査役は当社の会計監査人である有限責任あずさ監査法人から会計監査内容について説明を受けるとともに、情報の交換をおこなうなど連携を図っていくものとします。